Аллокация затрат на ИТ-активы (учитывая исторические данные) обеспечила руководство ИТ инструментом, позволяющим повысить прозрачность расходов и аргументированно обосновывать затраты, что создало базу для перехода взаимоотношений с бизнес-подразделениями на более зрелый уровень.
Предпосылками проекта стала поставленная перед руководством ИТ задача обеспечить необходимый уровень доступности и непрерывности ИТ-систем, развертывание дополнительных тестовых сред и хранение растущих объемов данных при обеспечении контроля и обоснования расходов в разрезе ключевых бизнес-линий Фонда. Это потребовало ясного понимания структуры затрат не только на ИТ-инфраструктуру, но и как эти затраты распределяются на ИТ-системы. Имеющиеся в бухгалтерском учете данные об ИТ-активах и ИТ-услугах не имели нужной детализации, а данные систем мониторинга и дискаверинга разрознены. Нужно было агрегировать информацию об ИТ-активах во всех разрезах (финансовом, техническом, связанных договорах), а также обеспечить их полноту, достоверность и актуальность.
Понимая комплексный характер и сложность задачи, сжатые сроки и собственные ресурсные ограничения, руководство ИТ приняло решение о поэтапном внедрении практики управления ИТ-активами, опираясь на опыт консультантов «ITAM2.RU Project». В первую очередь было проведено обследование и разработана дорожная карта внедрения практик управления ИТ-активами. В рамках первого этапа был построен процесс управления материальными и виртуальными ИТ-активами, что позволило навести порядок в имеющейся ИТ-инфраструктуре – детализировать и структурировать историю приобретения и эксплуатации. Созданное единое информационное пространство на базе решения A-TRACKER объединило данные из более чем 10 систем. В рамках второго этапа была разработана методика аллокации затрат в контексте процесса управления ИТ-активами, разработаны финансово-ресурсные модели (ФРМ) для 15 ключевых информационных систем, что позволило рассчитать их совокупную стоимость владения с учетом среды эксплуатации (продуктивная, тестовая и т.п.). При этом особое внимание уделялось сокращению ручного труда, необходимого для поддержания актуальности построенной модели аллокации затрат с сохранением допустимого уровня точности. Поэтому максимально использовались параметры и взаимосвязи ИТ-активов, доступные из интеграций, в качестве источника данных для автоматического распределения затрат.